ビジネスの場で「始末書」や「顛末書」の提出を求められたことはありませんか？
いずれもトラブル対応に必要な書類ですが、その使い方や目的は異なります。
この違いを知らずに書類を提出してしまうと、思わぬ誤解を招くこともあります。
この記事では、始末書と顛末書の違いを明確にし、それぞれの役割や書き方について詳しく説明します。
どちらを使うべきか迷ったときに役立つ内容を整理しましたので、ぜひ参考にしてください。
「始末書」とは反省と謝罪を示す文書
始末書は、ビジネスシーンでよく使用される文書で、自分のミスや不祥事についての謝罪と反省を示す目的があります。
具体的には、上司や会社に対して、ミスの経緯を説明しつつ、反省の気持ちを表明するものです。
例えば、顧客対応でのミスや社内での手続きミスが発生した際、会社や取引先に迷惑をかけたときに始末書の提出が求められます。
この際、重要なのは、自身の過ちを素直に認め、再発防止に努める意思を表明することです。
また、始末書は通常、手書きで作成されることが多く、これは書いた人の誠意を示すためです。
手書きはパソコンよりも、謝罪の気持ちや反省の意思がより伝わりやすいと考えられています。
「顛末書」とは事実を報告するための文書
顛末書は、発生した出来事の詳細や経緯を報告するための文書です。
主に、業務中に何らかの問題が発生した際に、その原因を明確にし、再発防止策を報告する目的で使用されます。
特徴的なのは、個人の謝罪や反省がメインではなく、事実を客観的に記述することが求められる点です。
たとえば、業務中にトラブルが発生し、その経緯や対応策を上司や会社に報告する必要がある場合に顛末書を作成します。
顧客対応でのトラブルや、システム障害、事故などが発生した際に、詳細な経緯や原因を明らかにするために使用されることが多いです。
顛末書は、正確な報告が重視されるため、パソコンで作成されることが一般的です。
特に大規模なトラブルでは、複数人で協力して作成することもあり、部署や会社全体の対応として報告が行われます。
また、再発防止策についても具体的に記載されることが重要です。
「始末書」と「顛末書」の違い
始末書と顛末書は、どちらも業務上の問題が発生した際に使用される文書ですが、その目的と内容に大きな違いがあります。
始末書は、個人の謝罪と反省が主な目的です。
問題を起こした社員が、その出来事の責任を認め、今後の再発防止を誓うために提出するものです。
たとえば、無断欠勤や顧客への対応ミスが発生した場合、始末書を提出することで、問題を引き起こした社員が反省していることを示します。
また、始末書は通常、手書きで作成されることが多く、謝罪の気持ちや誠意が込められています。
一方、顛末書は、出来事の経緯や事実の報告が目的です。
問題が発生した際に、その原因や経過を時系列で詳細に記録し、事実を明確にするために使用されます。
顛末書は社員個人の謝罪ではなく、会社としての対応や再発防止策を報告することが重視されます。
そのため、顛末書はパソコンで作成されることが一般的で、複数人が協力して作成するケースもあります。
まとめると、始末書は謝罪を目的とした個人の反省文であり、顛末書は事実を報告するための客観的な文書であるという点が、最も大きな違いです。
まとめ
始末書と顛末書の違いを理解して使い分けることは、ビジネスにおいて非常に重要です。
始末書は個人の謝罪と反省の気持ちを表すものであり、顛末書は事実関係を報告するための文書です。
使う場面や目的をしっかりと理解し、適切に書き分けることで、誤解や混乱を避けることができます。
特に問題が発生した際には、正確な情報を伝えるため、両方の文書を正しく使い分けることが求められます。
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